거래 자료 입력 --1

전산 세무 1장 프로그램 설명

02 거래 자료 입력 

-- 전표나 증빙을 보고 전산회계프로그램이 요구하는 형식에 맞추어 입력하는 작업이다. 이는 전산회계프로그램으로 회계정보를 처리함에 있어 가장 핵심적인 작업이다. 그다음의 분류, 정리, 계산, 집계, 보관 등의 업무는 전산시스템이 프로그램에 의해 자동으로 수행해 주기 때문이다. 

오늘날 기업의 회계처리 실무를 보면 거래의 발생 전후에 지출결의나 결재라는 의사결정 과정을 거쳐야 하므로 장부 조직인 전표에 기표까지는 수작업에 의해 이루어지고 전표를 보고 전산회계프로그램에 입력하는 절차를 거치는 것이 일반적 실무 흐름이다. 그러므로 이러한 실무 흐름에서 거래 자료의 입력이란 전표의 입력이라 할 수 있다.

그러나 점차 기업의 관리적인 분야가 전산화되면서 지출결의까지 포함한 현업부서 전표를 전산에 의해 작성하여 결재에서 최종 회계전표로의 확정까지의 구체적 회계정보를 만드는 과정을 모두 전산 시스템으로 수행하는 단계에 와 있으므로 이러한 전산환경하에서의 거래자료의 입력이란 거래 분개 관리에 필요한 요소를 추가하여 관련 프로그램에 입력하는 작업이라고 할 수 있다.

 

1. 일반 전표 입력

--일반 전표 입력은 모든 거래자료를 입력할 수 있는 곳이다. 특히 부가가치세 신고와 무관한 거래증빙인 전표, 지출결의서 등의 자료입력을 하게 된다. 

 

1) 월 

--작업하고자 하는 월을 입력한다. 연 단위로 입력하고자 한다면 변경 또는 일괄 삭제 및 기타의 입력방식에서 입력방식을 년월일을 년월~년월을 선택한 후 입력한다.

 

2) 일

--거래일자를 두 자리로 입력한다. 일단위가 아니라 월 단위로 입력하고자 하는 경우에는 일자 입력 없이 엔터를 치면 선택 월의 모든 일자가 입력이 가능하며, 일자를 입력하면 선택 일자만 입력 가능하다.

 

3) 번호

--전표 번호를 말하는데 이는 00001번부터 일자별로 자동 부여된다. 즉 일자가 바뀌면 새로이 00001번부터 부여된다.

대체 분개는 1개의 전표로 보아 동일한 번호가 부여되며, 차 대변의 합계가 일치되면 다음 번호로 부여된다. 

 

4) 구분

--전표의 유형을 입력하는 란이다.

-현금 전표 

1. 출금 : 현금 감소 거래를 선택한다. 현금 감소의 거래이므로 대변에 자동으로 현금 계정이 표시되며 차변 계정과목만 선택하면 된다.

2. 입금 : 현금증가 거래를 선택한다. 현금증가의 거래이므로 차변에 자동으로 현금 계정이 표시되며 대변 계정과목만 선택하면 된다.

-대체 전표 

3. 차변 4. 대변 5. 결산 차변 6. 결산 대변 : 현금이 포함되지 않은 거래 또는 현금이 일부만 포함된 경우에 선택하며 차변과 대변의 계정과목을 모두 선택한다.

• 입출금 전표 입력방법 선택 : 현금거래라고 해서 반드시 출금, 입금전표를 선택해야 하는 것은 아니고 대체 전표로 입력해도 상관없다. 
• 분개 대차 차액 : 대체 전표 입력 시에 차변 금액은 양수(+)로 표시되고 대변 금액은 음수(-)로 표시된다. 이는 차변과 대변의 금액이 차이가 발생하지 않게 확인하는 것이며 대차 차액이 발생한 상황에서 종료하는 경우에는 오류 메시지가 나타나므로 확인하고 종료해야 한다. 대차 차액의 수정은 과부족 난에 커서를 놓고 스페이스바를 치면 차액이 조정된다.
• 분개 대차 차액을 이용한 금액 입력 : 전표 입력 차 대변에서 대차 차액이 발생 시 스페이스바를 이용하여 나머지 금액을 자동으로 입력 가능하다. 단, 일반 전표 입력의 화면에서 우클릭하여 환경설정에서 자동계산 체크를 없애야 가능하며, 체크를 그대로 두면 스페이스바를 누르지 않아도 자동으로 대차 차액만큼 자동 입력하여 준다.

5) 계정과목

--계정과목 코드 3자리를 입력한다. 계정과목, 적요 등록 메뉴에서 등록되어있는 계정과목 코드를 입력하는 곳이며, 코드번호를 알고 있으면 직접 입력을 한다. 계정과목 코드 도움을 이용하여 조회 시 관련 계정과목의 차감 계정, 경비 구분 등을 알기 쉽게 표시하였다.

 

6) 거래처 코드

--외상매출금, 외상매입금 등 채권 채무 관련 계정 등의 거래처별 잔액 또는 거래내역을 관리하기 위해 거래처별 코드를 입력하는 란이다. 

• 거래처 코드를 알고 있는 경우 : 해당 거리처 코드를 입력한다.
• 거래처 코드를 모르고 있는 경우 : 툴바의 코드를 누르면 이미 등록된 거래처 코드와 거래처명이 있는 보조화면이 나타난다. 또는 거래처 코드 난에 검색하고자 하는 거래처명 한자리 이상 입력하면 해당 단어가 존재하는 거래처는 모두 조회 가능하며, 선택하고자 하는 거래처를 선택하여 입력한다. 
• 거래처 코드가 등록 안 된 경우 : 거래처 코드란에 커서가 위치할 때 +키를 치거나 00000을 치고 거래처명을 입력한 후 엔터키를 치면 이미 등록되어 있는 거래처인 경우는 코드가 자동으로 입력된다. 코드는 순서대로 자동 부여되며 등록(엔터) 버튼을 누르면 자동 부여된 코드에 의해 거래처가 자동으로 등록되어 코드가 입력된다. 등록하고자 하는 거래처의 인적사항과 자동 부여된 코드를 다른 코드로 등록하고자 할 때는 수정(탭) 버튼을 누른 후 원하는 코드와 인적사항을 입력한다. 다른 코드로 등록하고자 할 때는 선택(스페이스) 버튼을 누른 후 원하는 코드로 입력한다. 코드 등록을 원하지 않는 경우 취소(esc) 버튼을 클릭한다.

7) 거래처명

--거래처는 다음 두 가지 방법으로 입력할 수 있다.

• 등록된 거래처 코드를 입력하면 거래처명은 자동 입력된다.
• 거래처 코드를 사용하지 않을 경우에는 거래처 코드란에 엔터키로 넘어간 후 거래처명을 입력하면 된다.

8) 적요

--적요는 거래내역을 간단히 요약하여 원장과 전표에 표시해 주는 부분으로 적요를 입력하는 방법은 3가지가 있다.

• 저장된 코드의 이용 : 반복되는 거래내역이 있을 때 건건이 내역을 입력하는 번거로움을 덜고 간단히 등록된 적요의 번호만을 선택함으로써 적요 내용이 기록될 수 있도록 내장된 적요를 이용할 수 있다. 커서가 적요에 있을 때 화면 하단을 보면 자주 사용되는 적요의 내용이 등록되어있다. 
• 내장된 적요의 수정 : 툴바의 적요 수정키를 마우스로 선택하여 수정 입력하면 된다. 이때 등록된 내용을 삭제하거나 새로 등록을 하고 엔터키를 누르면 이전 화면으로 돌아가며 자동 저장된다.
• 직접 입력 : 번호 선택 없이 적요명 난에서 한글 또는 영문으로 직접 입력한다.

9) 금액

--거래금액을 입력한다. 

 

10) 전표 수정

--입력된 자료를 수정하고자 할 경우에는 수정하고자 하는 란으로 커서를 이동하여 덧씌워 입력한다. 

 

11) 기타 기능 설명(참고)

• 자금관리 : 계정과목 및 적요 등록에서 계정과목 성격이 받을 어음, 지급어음, 차입금인 경우에 해당 계정을 소멸 시까지 관리하고자 하는 경우에 사용한다. 해당 계정과목에 커서를 위치하고 자금관리를 클릭 시 도움 박스가 나오며 여기에 상세를 입력하여 관리한다.
• 복사/이동 : 복사(이동)하고자 하는 전표를 선택 후 대상 월일을 입력하면 복사(이동)가 가능하다. 단, 전기분 전표 조회에서는 복사만 가능하다.
• 대차 차액 : 전표 번호 내에서 차변 합계와 대변 합계가 일치하지 않은 경우를 찾아 수정 가능하게 하는 기능이다.
• 카드매출 : 카드매출은 세금계산서, 영세율 세금계산서, 계산서 중 하나의 정규증빙을 사용했는데 사용자가 결제수단으로 카드를 사용하면 증빙이 중복 사용되는 것을 부가가치세 부속서류인 신용카드 발행 매출전표에 보고하는 기능이다.
• 적요 수정 : 회사 특유의 거래가 자주 발생한다면, 세팅된 적요를 사용하지 않고 회사가 회사에 맞게 미리 등록 후 사용 가능하다.
• 번호 수정 : 하나의 거래에서 발생한 전표 번호가 어떤 이유로 다르게 된 경우에 하나의 전표 번호로 바꾸고자 할 때 사용한다. 해당 전표로 이동하여 수정하여 입력한다.
• 삭제된 데이터 : 휴지통 기능이다. 삭제된 데이터를 보관하였다가 필요시 복원 및 영구삭제가 가능하다.
• 전기분 전표 : 당기 이전 일반 전표 입력을 조회하여 같은 월에 어떠한 회계처리를 선임자가 하였으며, 어떤 금액을 사용하였는지 참조하거나 참조한 전표를 복사하여 붙여 넣기를 할 수 있다.
• 전표 삽입 : 특정 전표에 전표 라인을 추가하고자 할 때 사용한다. 삽입하고자 하는 전표 줄의 하단에 커서를 위치시킨 후에 전표 삽입을 클릭하면 칸이 하나 열리게 된다. 
• 검색 : 선택한 요소의 중복을 검색하여 표시한다.
• 선택한 데이터 : 책갈피 등을 통해 선택한 데이터를 엑셀 등으로 변환 후 가공하고자 하는 경우에 사용한다.
• 어음 책 등록 : 은행에서 수령한 어음용지를 등록할 때 사용한다.
• 일괄 삭제 : 자동전표 발생 분개를 현재 월, 전체 월 기준으로 삭제하고자 할 때 사용한다.
• 계정 조회 : 선택한 라인의 계정과목의 증감내역을 보여준다.
• 일일 자금 : 현금, 예금, 차입금, 대여금 등의 증감내역을 보여준다.
• 전표 현재 라인 인쇄(전표 선택 일괄 인쇄) : 전표를 전표출력 메뉴에서 하지 않고 해당 라인의 전표를 빠르게 인쇄하고자 할 때 사용한다.